Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Bewerbungstool ist:

Frankfurt School Business Forum
Studentische Initiative der Frankfurt School of Finance & Management
Adickesallee 32–34
60322 Frankfurt am Main

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: Datenschutz@fs-businessforum.com

Ein gesetzlich verpflichtend zu benennender Datenschutzbeauftragter besteht nicht, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG nicht erfüllt sind. Anfragen richtest du bitte an die oben genannte Adresse.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens für eine Mitwirkung im Frankfurt School Business Forum. Dazu gehören die Erfassung und Prüfung deiner Bewerbung, die Kommunikation mit dir per E-Mail, die Terminierung von Kennenlern-/Auswahlgesprächen sowie die Entscheidung über deine Aufnahme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage hin). Soweit du in eine Verarbeitung ausdrücklich eingewilligt hast, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage; eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Matrikelnummer
• Bewerbungsinhalte: deine Antworten im Bewerbungsformular sowie dein Lebenslauf (als hochgeladene PDF-Datei)
• Verfahrensdaten: dein persönlicher Zugangscode, Bearbeitungs- bzw. Status­angaben, interne Notizen, gewählte bzw. bestätigte Gesprächstermine
• technisch notwendige Daten zur sicheren Bereitstellung des Dienstes (z. B. Zeitpunkt von Aktionen im System)

Der Zugang zum Bewerbungstool ist nur mit einem persönlichen Zugangscode möglich. Die Angabe der genannten Daten ist für die Bearbeitung deiner Bewerbung erforderlich; ohne sie können wir deine Bewerbung nicht berücksichtigen.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der Initiative erhalten nur die mit dem Auswahlverfahren betrauten Mitglieder Zugriff auf deine Daten. Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Microsoft (Azure): Hosting der Anwendung sowie Datenbank (PostgreSQL). Verarbeitung in Rechenzentren innerhalb der EU/des EWR.
• Microsoft (Microsoft Graph / Exchange Online): Versand der E-Mails im Bewerbungsverfahren.
• Microsoft (Entra ID): Anmeldung der berechtigten Verwaltenden per Single Sign-On.
• Microsoft Azure OpenAI Service: KI-gestützte Vorstrukturierung/-auswertung der Bewerbungen (siehe Ziffer 6). Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Schweden). Die Bewerbungsinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Mit Microsoft besteht der Datenschutz­nachtrag (Data Protection Addendum) als Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet für die genannten Verarbeitungen nicht statt.

5. Speicherdauer

Wir speichern deine Bewerbungsdaten nur so lange, wie es für das Auswahlverfahren erforderlich ist. Nach Abschluss des Verfahrens (Absage oder Rückzug der Bewerbung) werden deine Bewerbungsdaten einschließlich des hochgeladenen Lebenslaufs spätestens nach sechs Monaten automatisch gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wirst du aufgenommen, werden die für die weitere Mitwirkung erforderlichen Daten im Rahmen dieser Mitwirkung weiterverarbeitet.

6. KI-gestützte Vorauswertung; keine automatisierte Einzelentscheidung

Zur Unterstützung des Auswahlteams werden eingehende Bewerbungen mit Hilfe eines KI-Systems (Azure OpenAI, siehe Ziffer 4) vorstrukturiert bzw. vorbewertet. Diese Auswertung dient ausschließlich als Hilfestellung.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Entscheidung über deine Bewerbung wird stets von Menschen getroffen.

7. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an Datenschutz@fs-businessforum.com.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts. Für die verantwortliche Stelle zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Der Zugang zum Bewerbungstool ist zugangsbeschränkt; verwaltende Zugriffe erfolgen ausschließlich über gesicherte Anmeldung (Single Sign-On).